起止件號(hào)：起止件號(hào)欄填寫盒內(nèi)排列前和排列后的歸檔文件的件號(hào)，其間用“—”號(hào)連接，如“16—32”。起止件號(hào)分為室編和館編兩欄，單位在歸檔文件整理階段只須填寫室編件號(hào)。

檔案盒封面填寫。封面上應(yīng)在已有的雙橫線下填寫全宗名稱，即立檔單位機(jī)構(gòu)名稱，全宗名稱必須是立檔單位的全稱或規(guī)范、通用的簡(jiǎn)稱。

檔案盒盒脊項(xiàng)目填寫。檔案盒盒脊應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置各檢索項(xiàng)，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問題)、起止件號(hào)和盒號(hào)等。采用豎式和橫式兩種檔案盒時(shí)，豎式與橫式格式基本一致。

各項(xiàng)目的填寫要求整齊、劃一。具體填寫要求如下：

全宗號(hào)：全宗號(hào)欄內(nèi)按同級(jí)檔案館給定的全宗號(hào)填寫；暫未給定的可先空置；檔案無(wú)需移交的可不填寫。

年度：年度欄內(nèi)填寫盒內(nèi)文件的形成年度(4位數(shù)字橫排)。

保管期限：保管期限欄填寫盒內(nèi)文件所屬保管期限，一般以漢字全稱表示，如“”、“定期”。

機(jī)構(gòu)(問題)：機(jī)構(gòu)(問題)欄填寫分類方案中相應(yīng)機(jī)構(gòu)(問題)的類目名稱；不按機(jī)構(gòu)(問題)分類的單位，盒脊上可以不填寫機(jī)構(gòu)(問題)項(xiàng)。