·WHERE－地點，是指會議在什么地點進行，要注意會議室的布局是不是適合這個會議的進行。

·WHO－人物，以外部客戶參加的公司外部會議為例，會議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經(jīng)請到了適合外部的嘉賓來出席這個會議。

·WHAT－會議的議題，就是要討論哪些問題。

·OTHERS－會議物品的準備，就是根據(jù)這次會議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點心等。

在方桌會議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領導，那么他一般坐在這個長方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說以會議室的門為基準點，在里側是主賓的位置。如果是由主客雙方來參加的會議，一般分兩側來就坐，主人坐在會議桌的右邊，而客人坐在會議桌的左邊。

還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會議。在圓桌會議中，則可以不用拘泥這么多的禮節(jié)，主要記住以門作為基準點，比較靠里面的位置是比較主要的座位，就可以了。

物品配送： 酒水食品：如會議期間會務方需要煙、飲料、礦泉水、食品等日常生活用品，我方可代購；辦公用品：代辦會議期間，會務組所需的辦公用品；紀念禮品 ：提供禮品、旅游紀念品的咨詢、選送等服務。

特服按要求為會議期間的重要客人提供特殊照顧、服務（如提供豪華專車、娛樂建議等）。