對于年會策劃演出公司涉及到的年會設(shè)備來說，又同時服務(wù)于文化產(chǎn)業(yè)，每年有大量的年會，年會活動現(xiàn)場燈光音響的作用更是不言而喻，年會現(xiàn)場燈光有時也配合現(xiàn)場特技使用，在年會中燈光的強(qiáng)弱、色彩、照明的分布都對表演有錦上添花的作用，燈光的運(yùn)動等都具有極強(qiáng)的可塑性與可控性，在中國文化年會行業(yè)的繁榮發(fā)展極大地拉動了年會策劃演出公司的年會設(shè)備的需求的同時，中國文化產(chǎn)業(yè)自身也在經(jīng)歷不斷改革更新的發(fā)展階段中，文化產(chǎn)業(yè)更新?lián)Q代的一個重要方式就是促進(jìn)文化和科技的相互結(jié)合運(yùn)用，然后進(jìn)一步提高年會策劃產(chǎn)業(yè)的核心技術(shù)與的裝備的補(bǔ)給量，從而進(jìn)一步的為年會策劃演出公司的年會設(shè)備服務(wù)提供了一個更新的載體。

演出場地的確定

一般來說，體育館的優(yōu)勢是整體具有較好的氛圍及空間感，而且體育館的大空間可以允許大量的演出活動人數(shù)，而且配備的相關(guān)演出活動現(xiàn)場所需用到的一些硬件設(shè)施以及相關(guān)的服務(wù)人員在一定程度上面來說都比較充分，同時演出活動的舉辦也不會受到天氣的影響。但是各個體育館的設(shè)計也是千差萬別，各有不同，選用定圓形、長方形的，不選選擇柱子比較多的體育館。

１、了解演出活動場地是否有嚴(yán)格的噪音限制。

２、確定演出活動場地可以提前進(jìn)場布置的時間，確保供應(yīng)商按時的參與演出活動場地的布置，復(fù)雜的花藝，燈光音響，桁架、舞臺搭建這些都需要時間，如果有節(jié)目安排，還需要提前預(yù)留時間彩排和燈光音響的調(diào)試。

３、如果是室外舉辦演出活動，那么成都演出公司還需要考慮天氣狀況，是否要搭建帳篷。

４、給演出活動場地租賃方的定金是多少，余款何時支付，如果中途提出不舉辦演出活動，能否全部退回，還是部分，這些都需要了解清楚。

演出時間的安排

傳統(tǒng)習(xí)慣主要把演出活動舉辦的時間選擇在吉日，法定節(jié)假日，但是演出活動舉辦當(dāng)天的氣候條件、避開重要紀(jì)念日沖突等這些都是需要考慮的。

演出活動的預(yù)算

首先，做一個表格把演出活動可能會涉及到的每一項(xiàng)費(fèi)用都清楚的記錄下來，這樣可以讓演出活動主辦方既可以清楚的看到演出活動每每一筆費(fèi)用，也可以確保在籌備過程中沒有任何的疏忽。

寫策劃書的前期準(zhǔn)備：

1、確定大體活動流程：把活動分成幾個大塊來做。

2、確定時間推進(jìn)表：安排整體活動工作的進(jìn)程，拿出詳細(xì)的時間推進(jìn)表，對于每一個細(xì)化的分工任務(wù)都要明確的確定完成時間。

3、根據(jù)會員意向確定活動種類、活動方向：可以通過小規(guī)模的調(diào)查等方式來開展。

4、細(xì)化分工，確定詳細(xì)預(yù)案：活動以及活動的前期準(zhǔn)備、后期宣傳當(dāng)中應(yīng)該怎么樣去詳細(xì)的分工，對于每個細(xì)化的任務(wù)都要分工到負(fù)責(zé)人，而且要明確任務(wù)的要求、要點(diǎn)，并確定活動中每一個細(xì)化的板塊應(yīng)該怎么樣去作。另外，認(rèn)為，要明確的就是一個原則：疑人不用，用人不疑。