通常情況下很多年會(huì)策劃演出公司關(guān)于年會(huì)設(shè)備的保養(yǎng)都是交給專人的，但是這些設(shè)備除了在平時(shí)不用的時(shí)候要注意，在年會(huì)策劃中使用這些設(shè)備的時(shí)候也是需要注意。在任何一個(gè)年會(huì)策劃的現(xiàn)場中是一定的需要年會(huì)設(shè)備的，可以說如果在一場已經(jīng)策劃好的年會(huì)活動(dòng)中沒有年會(huì)策劃演出公司的年會(huì)設(shè)備，那么這個(gè)年會(huì)是不能順利完成的，年會(huì)策劃演出公司的年會(huì)設(shè)備的主體是燈光和音效，燈光音效是年會(huì)現(xiàn)場的靈魂，不論哪一個(gè)因素都只定會(huì)比其他的因素更加重要，正如對(duì)一個(gè)畫家而言沒有一種顏色會(huì)比其他的顏色更加重要，對(duì)一個(gè)音樂家來說沒有一個(gè)音符會(huì)比其他的音符重要。它們對(duì)環(huán)境的烘托、人物的塑造以及時(shí)空的轉(zhuǎn)換等都起著其他技術(shù)手段不可替代的作用。

演出時(shí)間的安排

傳統(tǒng)習(xí)慣主要把演出活動(dòng)舉辦的時(shí)間選擇在吉日，法定節(jié)假日，但是演出活動(dòng)舉辦當(dāng)天的氣候條件、避開重要紀(jì)念日沖突等這些都是需要考慮的。

演出活動(dòng)的預(yù)算

首先，做一個(gè)表格把演出活動(dòng)可能會(huì)涉及到的每一項(xiàng)費(fèi)用都清楚的記錄下來，這樣可以讓演出活動(dòng)主辦方既可以清楚的看到演出活動(dòng)每每一筆費(fèi)用，也可以確保在籌備過程中沒有任何的疏忽。

寫策劃書的前期準(zhǔn)備：

1、確定大體活動(dòng)流程：把活動(dòng)分成幾個(gè)大塊來做。

2、確定時(shí)間推進(jìn)表：安排整體活動(dòng)工作的進(jìn)程，拿出詳細(xì)的時(shí)間推進(jìn)表，對(duì)于每一個(gè)細(xì)化的分工任務(wù)都要明確的確定完成時(shí)間。

3、根據(jù)會(huì)員意向確定活動(dòng)種類、活動(dòng)方向：可以通過小規(guī)模的調(diào)查等方式來開展。

4、細(xì)化分工，確定詳細(xì)預(yù)案：活動(dòng)以及活動(dòng)的前期準(zhǔn)備、后期宣傳當(dāng)中應(yīng)該怎么樣去詳細(xì)的分工，對(duì)于每個(gè)細(xì)化的任務(wù)都要分工到負(fù)責(zé)人，而且要明確任務(wù)的要求、要點(diǎn)，并確定活動(dòng)中每一個(gè)細(xì)化的板塊應(yīng)該怎么樣去作。另外，認(rèn)為，要明確的就是一個(gè)原則：疑人不用，用人不疑。

現(xiàn)場布置：

1、設(shè)置一排刀旗，從而提升活動(dòng)的品質(zhì)感

2、在會(huì)場入口處設(shè)置一個(gè)活動(dòng)導(dǎo)示板，從而引人矚目，凸顯主題

3、在前往廳內(nèi)的沿路鋪上紅色地毯，地毯兩旁擺放精美的花柱

4、空飄氣球，增添氛圍。