檔案人員崗位制度
一,認(rèn)真學(xué)習(xí),貫徹和宣傳《檔案法》及其實(shí)施辦法,掌握上級(jí)有關(guān)檔案工作方針,政策,認(rèn)真執(zhí)行本校檔案管理各項(xiàng)制度.
二,對(duì)本校的各種門類,各種載體的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理確保檔案實(shí)體的齊全,完整和準(zhǔn)確,系統(tǒng).
三,對(duì)本校各處室形成的各種文件材料,案卷做到收集齊全,分類科學(xué),組卷合理,保管科學(xué)和方便利用.
四,編制案卷目錄,卡片,索引,資料匯編等檢索工具.
五,按照上級(jí)規(guī)定,對(duì)到期的檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定和處理工作.
六,認(rèn)真做好檔案資料的保管工作.檔案室做到"七防".對(duì)老化,變質(zhì)和損壞的檔案及時(shí)采取補(bǔ)救措施.
七,嚴(yán)格遵守保密制度,不失密,不泄密.
八,嚴(yán)禁帶無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室,離開(kāi)檔案室須關(guān)門窗.
九,檔案工作人員調(diào)離崗位時(shí),應(yīng)將工作有關(guān)內(nèi)容逐步移交,并開(kāi)具移交清單一式二份,經(jīng)接收人員認(rèn)真清點(diǎn),核對(duì)無(wú)誤,雙方共同簽字移交后方可離崗.
十,檔案室人員平時(shí)應(yīng)注意學(xué)習(xí)有關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),提高自身素質(zhì).
檔案借閱制度
一,本校各業(yè)務(wù)部門人員,因工作需要,可查閱與本部門工作有關(guān)的檔案:其它部門需要查閱檔案的,經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;
二,外單位人員查閱檔案,須持縣,團(tuán)級(jí)以上單位介紹信,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;
三,查閱檔案一律在閱檔室,事先填寫(xiě)查(借)閱檔案登記冊(cè);外單位借閱檔案,必須持有借閱單位的公函,經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù)后,方可借出,借閱時(shí)間不超過(guò)一周,確因需要,必須延期的,需辦理續(xù)借手續(xù);
四,查閱檔案單位和個(gè)人,不得拆散,抽取,涂改,勾畫(huà)和改變檔案原貌,對(duì)丟失和損壞者要追究責(zé)任;
五,閱檔時(shí),應(yīng)保持安靜,自覺(jué)遵守查閱秩序,嚴(yán)禁吸煙,確保;
六,因工作需要調(diào)離本單位的人員,如有在本校檔案室借閱檔案的,必須辦理歸還手續(xù)后,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù).
檔案的保管是一個(gè)重要過(guò)程，紙質(zhì)檔案雖然容易損壞但也有它自身的應(yīng)用價(jià)值，所以也一直被人們使用。但由于紙質(zhì)檔案的特殊性，如果保管的方法不檔很容易使檔案文件受潮受損，而且對(duì)于保管也十分復(fù)雜，所以需要具有相關(guān)知識(shí)的人員專門對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸類和保管。
我們先來(lái)看看哪些因素會(huì)影響紙質(zhì)檔案的存放，需要我們注意哪些事項(xiàng)。強(qiáng)光直身容易使紙變黃變硬甚至破碎，環(huán)境不通風(fēng)會(huì)使空氣的潮濕度過(guò)大，容易使檔案受潮，這樣紙張上的文字就會(huì)模糊，甚至發(fā)霉。紙質(zhì)檔案也不能保存在高濕的環(huán)境中，因?yàn)闇囟冗^(guò)高會(huì)使紙中的分子活躍，使紙質(zhì)檔案的壽命變短，而且溫度過(guò)高會(huì)對(duì)一些生物的繁衍提供環(huán)境，對(duì)檔案的造成威脅。
空氣中的灰塵也會(huì)對(duì)檔案紙?jiān)斐善茐?，灰法吸附到紙張上，時(shí)間長(zhǎng)了文字的辨識(shí)度降低，如果空氣中存在腐蝕性的氣體時(shí)，還會(huì)對(duì)對(duì)紙張的保存造成威脅。
紙質(zhì)檔案如何進(jìn)行有效的保管方法：
1、控制檔案室的溫度、濕度，使其保持在適于檔案文件存放的穩(wěn)定溫度，保持檔案室的通風(fēng)換氣，使檔案室保持干燥，并經(jīng)常測(cè)量檔案室的溫度、濕度等。
2、避免光照對(duì)檔案的影響，不要將紙質(zhì)檔案放在強(qiáng)光處，重要的檔案更要特別進(jìn)行保管，應(yīng)放在暗處通風(fēng)的環(huán)境中，以免對(duì)檔案造成損壞。
3、檔案保管人員應(yīng)定期的清理衛(wèi)生，并要防止灰塵進(jìn)入檔案室內(nèi)。定期對(duì)檔案進(jìn)行，防止霉菌的衍生，定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)有發(fā)霉的檔案應(yīng)及時(shí)處理。
紙質(zhì)檔案的保管應(yīng)認(rèn)真做好，它是記錄某個(gè)人或事的一個(gè)過(guò)程，應(yīng)采取相應(yīng)的措施防止檔案被破壞或損失。對(duì)于紙質(zhì)檔案的保管存放，可以使用檔案盒進(jìn)行封裝，采用無(wú)酸紙制作，可以使檔案文件長(zhǎng)期保存不發(fā)霉、不變質(zhì)。
