人事檔案管理制度

一,人事檔案材料,要及時收集,整理歸檔;

二,人事檔案的內(nèi)容不向無關(guān)人員談?wù)?泄露;

三,任何人不得查閱或借用本人及親屬的檔案材料;

四,嚴格履行借閱,查閱檔案手續(xù);

五,查閱檔案時要注意愛護本材料,嚴禁拆散,涂改;

六,采取保護措施,定時投放樟腦丸等藥品,以保證檔案材料無蟲蛀,霉變;

檔案人員崗位制度

一,認真學習,貫徹和宣傳《檔案法》及其實施辦法,掌握上級有關(guān)檔案工作方針,政策,認真執(zhí)行本校檔案管理各項制度.

二,對本校的各種門類,各種載體的檔案進行集中統(tǒng)一管理確保檔案實體的齊全,完整和準確,系統(tǒng).

三,對本校各處室形成的各種文件材料,案卷做到收集齊全,分類科學,組卷合理,保管科學和方便利用.

四,編制案卷目錄,卡片,索引,資料匯編等檢索工具.

五,按照上級規(guī)定,對到期的檔案及時進行鑒定和處理工作.

六,認真做好檔案資料的保管工作.檔案室做到"七防".對老化,變質(zhì)和損壞的檔案及時采取補救措施.

七,嚴格遵守保密制度,不失密,不泄密.

八,嚴禁帶無關(guān)人員進入檔案室,離開檔案室須關(guān)門窗.

九,檔案工作人員調(diào)離崗位時,應(yīng)將工作有關(guān)內(nèi)容逐步移交,并開具移交清單一式二份,經(jīng)接收人員認真清點,核對無誤,雙方共同簽字移交后方可離崗.

十,檔案室人員平時應(yīng)注意學習有關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識,提高自身素質(zhì).

文書檔案是指反映黨務(wù)、行政管理等活動的檔案。在企業(yè)一般也可以把經(jīng)營管理和生產(chǎn)管理工作形成的文件材料列入文書檔案的范圍。目前，文書檔案的整理有兩種方法，即按“卷”整理或按“件”整理。

按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個步驟：

（1）分類。分類方法有多種，常用是年度分類法和問題分類法。年度分類法就是按照文件內(nèi)容針對的時間把屬于不同年度的文件分開。問題分類法就是按照檔案所紀錄的主要內(nèi)容對檔案分門別類。在企業(yè)檔案工作中我們可以把文書檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類。我們認為文書檔案運用年度――問題分類法來分類是比較符合實際需要的；

（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的基本環(huán)節(jié)，其實質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書處理部門通過平時歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對已歸檔文件進行后的調(diào)整，然后進行具體的系統(tǒng)整理組合。對歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門的立卷歸檔范圍；每個卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當；

（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時間先后或重要程序排列）；

（4）根據(jù)排列結(jié)果，對卷內(nèi)文件材料有圖文的頁面逐頁編號；

（5）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；

（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；

（7）擬寫案卷標題，填寫案卷封面。案卷標題即案卷題名，是案卷的名稱，是對卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫案卷標題內(nèi)容概括確切，文字上要簡練通順，標題字數(shù)一般不超過50字為宜。標題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；

（8）案卷排列與編號。案卷排列要保持案卷之間的有機聯(lián)系和條理性，一般可按先，長期，短期來進行排列，然后按排列順序每年編一個流水號；

（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號、案卷號、題名、年度、頁數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

按“件”整理要以計算機管理為前提條件，主要步驟有:

（1）對歸檔文件逐件裝訂固定；

（2）對歸檔文件以“件”為單位進行年度――保管期限分類（不確定期限的，只按年度――問題分類即可）；

（3）對分類后的歸檔文件按時間、重要程度排列，其中對成套性文件材料相對集中；

（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號章”（樣式附后），并填寫有關(guān)欄目的內(nèi)容；

（5）編制歸檔文件目錄（樣式附后）；

（6）將歸檔文件按連續(xù)件號順序裝入無酸紙檔案盒

在使用檔案盒的過程中，不能想怎么用就怎么用，不恰當?shù)氖褂茫赡軙p壞了檔案盒。而后期對檔案盒的保護也非常重要。檔案盒使用需要注意哪些，如何保護好檔案盒？下面就結(jié)合這兩個問題一起來了解下。

使用檔案盒的相關(guān)注意事項：

檔案檢查。對于館藏檔案的狀況應(yīng)定期進行檢查，必要時可臨時進行部分檢查。著重檢查檔案是否短少以及每件檔案的完好狀況，檢查時要逐卷進行，要作出詳細記錄并寫出正式報告。一旦發(fā)現(xiàn)檔案缺少或嚴重破損等問題，要及時采取措施，妥善處理。

檔案調(diào)出和歸還。調(diào)出和歸還檔案都應(yīng)逐卷點交清楚，辦理手續(xù)。用完的檔案要歸還原位。檔案庫房管理。要建立完善的檔案庫房管理制度，配備必要的防護設(shè)備，合理調(diào)節(jié)和控制溫度、濕度，做好防火、防盜、防塵、防霉等項工作，保持整潔、有序，保證檔案無損。

檔案排架?？梢暡煌闆r分別采取分類排架和流水排架，或分類、流水綜合排架。分類排架即按照檔案形成的不同時期、檔案的不同類型和立檔單位的不同組織系統(tǒng)等，將館藏檔案劃分為若干類別進行排架；流水排架即按照檔案全宗進館的時間順序排架；分類、流水綜合排架即先將館藏檔案分為若干類別，在每一類別內(nèi)再按全宗進館時間順序排架。無論采用何種方法，屬于一個全宗的檔案均應(yīng)集中排放，不應(yīng)分散和混雜。