紙質檔案文文件在進行整理時要明確幾種情況，下列文件或文本在實體裝訂時,可作為一件:

正本與定稿作為一件;法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿可合為一件;正文與補充說明正文的文字,圖表,數據等附件,原則上為一件(附件頁數多,也可各為一件);具有保存價值的檔案盒文件處理單應與正文作為一件;原件與復印件或手抄件,應作為一件;轉發(fā)文件與被轉發(fā)文件,應作為一件;報表,名冊,圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(本)作為一件;請示與批復,報告與批示,問函與復函等來往文書,原則上作為一件.如果報請性文件歸檔整理后才收到回復性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說明.

以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序為:

正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復制件在后;轉發(fā)文在前,被轉發(fā)文在后;回復性文件在前,報請性文件在后;結論性材料在前,依據性材料在后;漢文本在前,少數民族文本在后;不同文字的文本,無特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;文件處理單放在文件前面.

文件有多個時間特征

一份文件往往有多個時間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準日期,會議通過日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時,一般來說就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準,據以判定文件所屬年度.取消原有的按針對年度歸類的做法,對于計劃,規(guī)劃,總結,預決算,統(tǒng)計報表以及法規(guī)性文件等內容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.

跨年度形成的文件

機關單位的某些具體職能活動,如召開會議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結年度歸檔,分類時也都歸入辦結年度.如:跨年度的會議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結案年;跨年度的請示與批復,統(tǒng)一歸在批復年,原已分開歸檔的,應在各自歸檔文件目錄備注欄內加以說明;回顧紀念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;法規(guī)性文件,歸入公布的年度;跨年度的計劃歸開始年;跨年度的總結歸后一年,等等.

幾份文件作為一件時,"件"的日期

按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復制件,來文與復文等也可作為一件,這時判定"件"的日期,應以裝訂時排在前面的文件的日期為準.具體地說,正本與定稿為一件,以正本為準;正文與附件為一件,以正文為準;轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件,以轉發(fā)文為準;來文與復文為一件,以復文為準;多份文件(如組織關系,工資關系,行政介紹信,學籍材料等)作為一件的,可標起止時間.

無落日期的文件要標注日期

此類情況見于內部文件,需要分析文件內容,制成材料,格式,字體以及各種標識,通過對照等手段來考證和推斷文件的準確日期或近似日期,并據此按年度合理歸類.

科技檔案的管理主要包括以下幾點，請參閱：

1、時光分類法是依照科技檔案形成時光或檔案內容所反應的時光特點進行類別劃分的方式。便于從歷史接洽的角度縱向剖析研討相干時光內的景象、水文等規(guī)律。

套，反應一個產品或一個裝備的全貌及其內部組、部件之間的構造附屬關系，便于成套應用。

2、課題分類法是實用于科研檔案進行分類。它是在全體科研檔案的范疇內，以各個獨立的研討課題為分類單元，劃分科檔的方式。其特色是便于實現一個研討課題檔案資料的成套集中管理，能體系地反應出研討課題的自然過程，便于按課題查找應用。

3、工程項目分類法是實用于基建檔案、工程設計檔案和建筑施工檔案。以工程項目為分類單元。其特色是：同一個工程項目標全體科技檔案集中在一起，不突破工程項目界線，反應一個工程項目標全貌，便于按工程項目查找和應用有關和科技檔案。

4、型號分類法是實用于對產品檔案和裝備檔案進行分類。以各個瑾的產品或各個型號的裝備為分類單元，劃分科檔類別的方式。特色是：同一個型號的產品或裝備檔案集中在一起，堅持其完全成5、專業(yè)分類法是按科技檔案所反應的專業(yè)性質，進行類別劃分的方式。多實用于其對象和內容尺度化、通用化或互換性較強的科技檔案，實用于從專業(yè)角度應用科技檔案的企、事業(yè)單位。特色是相干的科技檔案資料按專業(yè)性質集中，便于從專業(yè)角度查找、應用科技檔案，便于組織同類型生產和增進、發(fā)展尺度化工作。比如土建、構造、暖通等。

6、地區(qū)分類法是依據科技檔案內容所反應的地區(qū)特點劃分其類別。比如景象、水文、地質等。在內容和形成方面具有鮮明的地區(qū)特點。

我公司擁有堅強的技術后盾，完善的質量管理體系，優(yōu)質的售后服務，高素質的員工隊伍，公司創(chuàng)建于1993年. 經過多年的努力.擁有的檔案盒生產設備.多套專業(yè)生產流水線.擁有三座檔案盒生產車間以檔案內容所反應的重要問題作為分類方法，將全宗內檔案分為若干類別的方式。這種分類方式能較好地堅持文件之間在內容方面的接洽，使性質雷同的文件比擬集中,避免或減少同類問題文件疏散的現象,并能比擬突出地反應一個立檔單位重要工作運動的面孔，便于按專題查找和應用檔案。但采取問題分類法應當穩(wěn)重，不應輕易打亂組織機構而先按問題分類。一般是在不可能或不適于按組織機構分類，或者每個機構內文件相當多而要再分屬類時才采取問題分類法。

依照問題分類首先要參照機關的職權范疇和基礎的工作義務，依據文件的實際狀態(tài)設類，不能依據一時的應用須要隨便設類，也不容許設虛類。類目系統(tǒng)要力求簡略明白，層次也不宜過多。類別概念與全宗、各類概念之間，必需遵守相應相稱、分類尺度同一性、子項互不相容的原則。類別概念的外延也不能與全宗名稱的外延等同，比如在某食糧局全宗內，不能設置食糧類。同一級各類之間不能彼此交*，如設人事類的同時，不能再設干部任免類。在一份或一組文件內容所屬類別伸縮性較大，或文件涉及幾個類目標情形下，應當按文件內容所反應的重要問題正確無誤地歸入相應問題的類別。為懂得決性、綜合性文件的歸類，通常應設綜合類，或稱總類。

1、各級組織、人事部門對所管理干部都要樹立干部檔案。干部檔案分為正本和副本，副本依據工作須要樹立。

2、干部檔案正本由歷史地、地反應干部情形的資料構成。內容及其分類：

3、履歷資料；自傳資料；

4、鑒定、考察、考核資料；

5、學歷和評聘專業(yè)技巧職務資料（包含學歷、學位、學績、培訓結業(yè)成就表和評聘專業(yè)技巧職務、考績、審批資料）；

6、歷史情形的審查資料（包含甄別、復查資料和根據資料，黨籍、加入工作時光等問題的審查資料）；

7、加入中國共青團及民主黨派的資料；

8、嘉獎資料（包含科學技巧和業(yè)務嘉獎好漢榜樣先進業(yè)績）；

9、處罰資料（包含甄別、復查資料，免于處罰的處置看法）；

10、錄用、任免、聘請、轉業(yè)、工資、待遇、出國、退（離）休、退職資料及各種代表會代表登記表等資料；

11、其他可供組織上參考的資料。

干部檔案副本是于部檔案正本重要資料的復制件。