檔案蟲(chóng)霉預(yù)防

1 檔案形成過(guò)程中的蟲(chóng)霉預(yù)防

1.1 對(duì)檔案制成材料和保管材料的要求

1.1.1 檔案紙張材料應(yīng)采用無(wú)酸紙（中性或弱堿性紙）。

1.1.2 館藏檔案在縮微、數(shù)字化過(guò)程中的蟲(chóng)霉預(yù)防。

1.2 對(duì)蟲(chóng)霉傳染源控制的要求

1.2.1 創(chuàng)造并維持一個(gè)潔凈的環(huán)境，維持檔案適宜的溫濕度。

1.2.2 加強(qiáng)對(duì)檔案的蟲(chóng)霉檢查。

1.2.3 檔案在包裝、存放、運(yùn)輸過(guò)程中要嚴(yán)格控制害蟲(chóng)、霉菌對(duì)檔案的感染侵蝕。

1.2.4 檔案空庫(kù)在檔案入庫(kù)前應(yīng)進(jìn)行殺蟲(chóng)處理。

2 檔案接收過(guò)程中的蟲(chóng)霉預(yù)防

2.1 蟲(chóng)、霉檢查

2.1.1 在接收檔案時(shí)，逐卷檢查檔案蟲(chóng)霉?fàn)顩r。

2.1.2 蟲(chóng)害檢查的方法有：觀察搜索法、震落法、膠粘法、儀器探測(cè)法、性信息素法和放射性同位素標(biāo)記示蹤法等。

2.1.3 霉菌檢查的方法：逐卷逐頁(yè)查找紙張上的霉斑、菌落、菌絲等，尤其是要注意檢查易生霉部位，如裝訂處、裝裱粘貼處等。

2.2 檔案入庫(kù)前的殺蟲(chóng)、處理

2.2.1 檔案接收以后，必須進(jìn)行嚴(yán)格殺蟲(chóng)處理（方法見(jiàn) 5 和 6）。

2.2.2 檔案殺蟲(chóng)后在過(guò)渡間階段的觀察、檢查和處理

檔案經(jīng)過(guò)殺蟲(chóng)處理后，應(yīng)在過(guò)渡間單獨(dú)存放一段時(shí)間，并檢查殺蟲(chóng)的效果。經(jīng)檢查確認(rèn)檔案害蟲(chóng)、霉菌全部死亡，檔案方能入庫(kù)；如果經(jīng)過(guò)檢查，仍發(fā)現(xiàn)有活蟲(chóng)或霉菌，還必須再次進(jìn)行殺蟲(chóng)處理，直至活蟲(chóng)、霉菌全部滅凈后檔案方能入庫(kù)。

3 檔案整理過(guò)程中的蟲(chóng)霉預(yù)防

3.1 環(huán)境要求

3.1.1 檔案整理環(huán)境溫、濕度遵照 JGJ 25-2000 的規(guī)定。

3.1.2 檔案整理工作區(qū)及工作間應(yīng)保持清潔，使用空氣凈化過(guò)濾器，凈化空氣。

3.2 對(duì)檔案整理工作間每年應(yīng)作 1～2 次防蟲(chóng)處理（方法見(jiàn) 5.2.2）。

4 檔案保管過(guò)程中的蟲(chóng)霉預(yù)防

4.1 環(huán)境要求

4.1.1 檔案庫(kù)房周?chē)h(huán)境須符合 JGJ 25-2000 中第 3 章的要求。

4.1.2 保持庫(kù)房良好的密封性能。庫(kù)房門(mén)、窗要少且無(wú)縫隙、無(wú)破損，所有門(mén)窗要安裝紗門(mén)、紗窗。

4.1.3 庫(kù)房采用鋼筋水泥或石質(zhì)地基，進(jìn)行防潮隔熱處理。有白蟻的地區(qū)地基要用毒土處理。

4.1.4 選用對(duì)檔案制成材料無(wú)不良影響的檔案裝具保存檔案。

4.1.5 入庫(kù)門(mén)要安裝風(fēng)幕機(jī)。空調(diào)和其它機(jī)械通風(fēng)口要安裝空氣過(guò)濾器，以保持庫(kù)內(nèi)空氣潔凈。

4.1.6 檔案庫(kù)內(nèi)溫度一般控制在 14℃～24℃，每晝夜允許波動(dòng)幅度為±2℃，相對(duì)濕度控制在 45%～60%，每晝夜允許波動(dòng)幅度為±5%。

4.2 預(yù)防

應(yīng)選用國(guó)家有關(guān)部門(mén)認(rèn)定和推薦使用的、、廣譜、低毒、殘效期長(zhǎng)、無(wú)腐蝕、不損害人體健康和對(duì)檔案制成材料無(wú)不良影響的驅(qū)蟲(chóng)、防霉藥劑放置在檔案庫(kù)房及柜架內(nèi)。

5 檔案利用過(guò)程中的蟲(chóng)霉預(yù)防

5.1 保持閱檔室潔凈衛(wèi)生。

5.1.1 翻閱珍貴檔案原件時(shí)，應(yīng)配戴潔凈手套。

5.1.2 利用后的檔案經(jīng)過(guò)處理后，方可入庫(kù)。

5.1.3 檔案修裱過(guò)程中的蟲(chóng)霉預(yù)防

4.6.1 所有修裱用具和材料應(yīng)清潔，無(wú)蟲(chóng)菌源污染。

4.6.2 待修裱的檔案已被蟲(chóng)、菌感染的，應(yīng)先進(jìn)行殺蟲(chóng)處理。局部、輕度的霉菌污染可在通風(fēng)櫥中用脫脂棉球蘸取 10%以上的甲醛（或 75%的酒精）溶液擦除；危害較重的應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格處理（方法見(jiàn) 5 和 6）。

4.6.3 修裱用淀粉漿糊應(yīng)加入適量濃度為 10%乙萘酚酒精溶液或苯酚等驅(qū)蟲(chóng)防霉劑。

4.6.4 修裱所用的繃子及工具、通風(fēng)櫥等裝具應(yīng)定期進(jìn)行除塵去污、殺蟲(chóng)處理。

公司主要生產(chǎn)：檔案盒 無(wú)酸紙檔案盒

檔案人員崗位制度

一,認(rèn)真學(xué)習(xí),貫徹和宣傳《檔案法》及其實(shí)施辦法,掌握上級(jí)有關(guān)檔案工作方針,政策,認(rèn)真執(zhí)行本校檔案管理各項(xiàng)制度.

二,對(duì)本校的各種門(mén)類(lèi),各種載體的檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理確保檔案實(shí)體的齊全,完整和準(zhǔn)確,系統(tǒng).

三,對(duì)本校各處室形成的各種文件材料,案卷做到收集齊全,分類(lèi)科學(xué),組卷合理,保管科學(xué)和方便利用.

四,編制案卷目錄,卡片,索引,資料匯編等檢索工具.

五,按照上級(jí)規(guī)定,對(duì)到期的檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定和處理工作.

六,認(rèn)真做好檔案資料的保管工作.檔案室做到"七防".對(duì)老化,變質(zhì)和損壞的檔案及時(shí)采取補(bǔ)救措施.

七,嚴(yán)格遵守保密制度,不失密,不泄密.

八,嚴(yán)禁帶無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案室,離開(kāi)檔案室須關(guān)門(mén)窗.

九,檔案工作人員調(diào)離崗位時(shí),應(yīng)將工作有關(guān)內(nèi)容逐步移交,并開(kāi)具移交清單一式二份,經(jīng)接收人員認(rèn)真清點(diǎn),核對(duì)無(wú)誤,雙方共同簽字移交后方可離崗.

十,檔案室人員平時(shí)應(yīng)注意學(xué)習(xí)有關(guān)檔案業(yè)務(wù)知識(shí),提高自身素質(zhì).

文書(shū)檔案是指反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。在企業(yè)一般也可以把經(jīng)營(yíng)管理和生產(chǎn)管理工作形成的文件材料列入文書(shū)檔案的范圍。目前，文書(shū)檔案的整理有兩種方法，即按“卷”整理或按“件”整理。

按“卷”整理是一種傳統(tǒng)的方法，一般可分以下幾個(gè)步驟：

（1）分類(lèi)。分類(lèi)方法有多種，常用是年度分類(lèi)法和問(wèn)題分類(lèi)法。年度分類(lèi)法就是按照文件內(nèi)容針對(duì)的時(shí)間把屬于不同年度的文件分開(kāi)。問(wèn)題分類(lèi)法就是按照檔案所紀(jì)錄的主要內(nèi)容對(duì)檔案分門(mén)別類(lèi)。在企業(yè)檔案工作中我們可以把文書(shū)檔案工作檔案分成黨群工作、行政管理工作、經(jīng)營(yíng)管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作等四類(lèi)。我們認(rèn)為文書(shū)檔案運(yùn)用年度――問(wèn)題分類(lèi)法來(lái)分類(lèi)是比較符合實(shí)際需要的；

（2）組卷（即組成案卷）。它是檔案整理的基本環(huán)節(jié)，其實(shí)質(zhì)是將一組密切聯(lián)系的文件材料組合在一起，便于保管和利用。文書(shū)處理部門(mén)通過(guò)平時(shí)歸卷將已辦理完畢的文件分別歸入有關(guān)卷夾，為年終立卷工作打下良好的基礎(chǔ)。在確定某組文件能否組成一卷之前，還必須對(duì)已歸檔文件進(jìn)行后的調(diào)整，然后進(jìn)行具體的系統(tǒng)整理組合。對(duì)歸檔文件檢察調(diào)整的內(nèi)容包括：應(yīng)歸檔的文件是否收集齊全完整；歸檔的文件是否屬于本年度、本部門(mén)的立卷歸檔范圍；每個(gè)卷夾內(nèi)的文件是否保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系，反映了立卷的特征；檢察各卷夾內(nèi)文件的保存價(jià)值是否大體一致，并確定保管期限；檢查各卷夾內(nèi)文件數(shù)量是否適當(dāng)；

（3）卷內(nèi)文件材料排列（按文件形成的時(shí)間先后或重要程序排列）；

（4）根據(jù)排列結(jié)果，對(duì)卷內(nèi)文件材料有圖文的頁(yè)面逐頁(yè)編號(hào)；

（5）編制卷內(nèi)目錄（樣式附后）和備考表；

（6）按卷內(nèi)目錄、文件材料、備考表的順序排列后裝訂成卷或按件放入檔案盒內(nèi)；

（7）擬寫(xiě)案卷標(biāo)題，填寫(xiě)案卷封面。案卷標(biāo)題即案卷題名，是案卷的名稱，是對(duì)卷內(nèi)文件材料的高度概括。擬寫(xiě)案卷標(biāo)題內(nèi)容概括確切，文字上要簡(jiǎn)練通順，標(biāo)題字?jǐn)?shù)一般不超過(guò)50字為宜。標(biāo)題結(jié)構(gòu)一般由主要發(fā)文機(jī)關(guān)、內(nèi)容、文種三部分構(gòu)成；

（8）案卷排列與編號(hào)。案卷排列要保持案卷之間的有機(jī)聯(lián)系和條理性，一般可按先，長(zhǎng)期，短期來(lái)進(jìn)行排列，然后按排列順序每年編一個(gè)流水號(hào)；

（9）編制檔案案卷目錄。案卷目錄由歸檔號(hào)、案卷號(hào)、題名、年度、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等組成，案卷目錄可以多年編成一本或一年多本。

按“件”整理要以計(jì)算機(jī)管理為前提條件，主要步驟有:

（1）對(duì)歸檔文件逐件裝訂固定；

（2）對(duì)歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行年度――保管期限分類(lèi)（不確定期限的，只按年度――問(wèn)題分類(lèi)即可）；

（3）對(duì)分類(lèi)后的歸檔文件按時(shí)間、重要程度排列，其中對(duì)成套性文件材料相對(duì)集中；

（4）根據(jù)排列結(jié)果逐件在歸檔文件上方空白處加蓋“檔號(hào)章”（樣式附后），并填寫(xiě)有關(guān)欄目的內(nèi)容；

（5）編制歸檔文件目錄（樣式附后）；

（6）將歸檔文件按連續(xù)件號(hào)順序裝入無(wú)酸紙檔案盒

紙質(zhì)檔案如何進(jìn)行有效的保管方法：

1、控制檔案室的溫度、濕度，使其保持在適于檔案文件存放的穩(wěn)定溫度，保持檔案室的通風(fēng)換氣，使檔案室保持干燥，并經(jīng)常測(cè)量檔案室的溫度、濕度等。

2、避免光照對(duì)檔案的影響，不要將紙質(zhì)檔案放在強(qiáng)光處，重要的檔案更要特別進(jìn)行保管，應(yīng)放在暗處通風(fēng)的環(huán)境中，以免對(duì)檔案造成損壞。

3、檔案保管人員應(yīng)定期的清理衛(wèi)生，并要防止灰塵進(jìn)入檔案室內(nèi)。定期對(duì)檔案進(jìn)行，防止霉菌的衍生，定期檢查，如果發(fā)現(xiàn)有發(fā)霉的檔案應(yīng)及時(shí)處理。

紙質(zhì)檔案的保管應(yīng)認(rèn)真做好，它是記錄某個(gè)人或事的一個(gè)過(guò)程，應(yīng)采取相應(yīng)的措施防止檔案被破壞或損失。對(duì)于紙質(zhì)檔案的保管存放，可以使用檔案盒進(jìn)行封裝，采用無(wú)酸紙制作，可以使檔案文件長(zhǎng)期保存不發(fā)霉、不變質(zhì)。