檔案借閱制度

一,本校各業(yè)務(wù)部門(mén)人員,因工作需要,可查閱與本部門(mén)工作有關(guān)的檔案:其它部門(mén)需要查閱檔案的,經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;

二,外單位人員查閱檔案,須持縣,團(tuán)級(jí)以上單位介紹信,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可查閱;

三,查閱檔案一律在閱檔室,事先填寫(xiě)查(借)閱檔案登記冊(cè);外單位借閱檔案,必須持有借閱單位的公函,經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并辦理借閱手續(xù)后,方可借出,借閱時(shí)間不超過(guò)一周,確因需要,必須延期的,需辦理續(xù)借手續(xù);

四,查閱檔案單位和個(gè)人,不得拆散,抽取,涂改,勾畫(huà)和改變檔案原貌,對(duì)丟失和損壞者要追究責(zé)任;

五,閱檔時(shí),應(yīng)保持安靜,自覺(jué)遵守查閱秩序,嚴(yán)禁吸煙,確保;

六,因工作需要調(diào)離本單位的人員,如有在本校檔案室借閱檔案的,必須辦理歸還手續(xù)后,方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù).

“當(dāng)時(shí)‘文革’剛結(jié)束，很多檔案殘缺不全。”接手工作后，杜洪英開(kāi)始奔走玉環(huán)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、部門(mén)，不停尋找、清查、整理各類檔案盒。有時(shí)為尋得一份材料，她輾轉(zhuǎn)車(chē)輛、步行數(shù)里；有時(shí)則顛簸乘船、一路嘔吐到達(dá)偏遠(yuǎn)海島……三年里，杜洪英硬是收齊做全了6000多份材料。

“檔案內(nèi)的一紙一頁(yè)都關(guān)系一個(gè)人的切身利益?！倍藕橛F(xiàn)仍記得，1983年，玉環(huán)有100多名轉(zhuǎn)干企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，因單位轉(zhuǎn)制或破產(chǎn)沒(méi)來(lái)得及填寫(xiě)干部履歷，導(dǎo)致應(yīng)補(bǔ)檔案缺失。當(dāng)年，在領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人沒(méi)有要求的情況下，杜洪英主動(dòng)跑到縣勞動(dòng)人事局等部門(mén)，事先要到了證明函。

事隔10多年后，先前轉(zhuǎn)干的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)即將退休，卻發(fā)現(xiàn)自己的干部身份仍未明確，便決意上訪。得知情況后，杜洪英連夜翻箱倒柜，找到證明函，幫助那100多人明確了身份和待遇。

30年來(lái)，為求檔案管理有序準(zhǔn)確，杜洪英先后進(jìn)行了6次大整理，并摸索出單位分類法、四角號(hào)碼編目法、姓氏筆劃編目法等一整套全新管理辦法，使玉環(huán)7000多份干部人事檔案分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊，通過(guò)了全國(guó)人事檔案一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。

也正是在杜洪英的輔導(dǎo)和幫助下，玉環(huán)縣教育局、衛(wèi)生局和信用聯(lián)社等單位的檔案管理水平逐年提高，先后通過(guò)了全國(guó)人事檔案一級(jí)標(biāo)準(zhǔn)驗(yàn)收。

“檔案室就是我的家，誰(shuí)會(huì)厭煩自己的家呢？”對(duì)于有些人眼中枯燥無(wú)味的檔案管理，杜洪英有自己的一番理解，“管檔案就像做家務(wù)，沒(méi)做完總讓人放心不下?！?/p>

檔案的保管是一個(gè)重要過(guò)程，紙質(zhì)檔案雖然容易損壞但也有它自身的應(yīng)用價(jià)值，所以也一直被人們使用。但由于紙質(zhì)檔案的特殊性，如果保管的方法不檔很容易使檔案文件受潮受損，而且對(duì)于保管也十分復(fù)雜，所以需要具有相關(guān)知識(shí)的人員專門(mén)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行歸類和保管。

我們先來(lái)看看哪些因素會(huì)影響紙質(zhì)檔案的存放，需要我們注意哪些事項(xiàng)。強(qiáng)光直身容易使紙變黃變硬甚至破碎，環(huán)境不通風(fēng)會(huì)使空氣的潮濕度過(guò)大，容易使檔案受潮，這樣紙張上的文字就會(huì)模糊，甚至發(fā)霉。紙質(zhì)檔案也不能保存在高濕的環(huán)境中，因?yàn)闇囟冗^(guò)高會(huì)使紙中的分子活躍，使紙質(zhì)檔案的壽命變短，而且溫度過(guò)高會(huì)對(duì)一些生物的繁衍提供環(huán)境，對(duì)檔案的造成威脅。

空氣中的灰塵也會(huì)對(duì)檔案紙?jiān)斐善茐?，灰法吸附到紙張上，時(shí)間長(zhǎng)了文字的辨識(shí)度降低，如果空氣中存在腐蝕性的氣體時(shí)，還會(huì)對(duì)對(duì)紙張的保存造成威脅。

有人把文書(shū)檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對(duì)而言的各類檔案的統(tǒng)稱，還包括諸如外交、訴訟、會(huì)計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門(mén)檔案和私人檔案。文書(shū)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書(shū)轉(zhuǎn)化而來(lái)的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對(duì)研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

檔案具有以下特點(diǎn)：檔案是社會(huì)活動(dòng)的歷史記錄，它不是事后杜撰的。其次，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來(lái)的。辦理完畢的文件才能作為檔案保存，正在承辦中的文件不是檔案，檔案是經(jīng)過(guò)人們鑒別篩選保留下來(lái)的具有一定查考和利用價(jià)值的文件材料。再次，檔案是具有內(nèi)在聯(lián)系的文件體系，它并非雜亂無(wú)章的文件堆積，而是按照一定規(guī)律保存起來(lái)的文件材料。

現(xiàn)在辦公室里使用的塑料文件盒樣式多也美觀，但是由于檔案保存的特殊性，一般的文件盒并不能達(dá)到其要求。因?yàn)闄n案的保存時(shí)間較長(zhǎng)，并對(duì)儲(chǔ)存的環(huán)境有嚴(yán)格要求。我們一般使用的檔案盒用紙多采用國(guó)家檔案局規(guī)定使用的無(wú)酸檔案專用紙，制作出來(lái)的檔案盒結(jié)實(shí)耐用，不變形，不老化，還具有防蟲(chóng)，防腐蝕，防潮等各種特點(diǎn)，從而使得檔案得到更長(zhǎng)期的保存。