檔案盒一般規(guī)格大小為31*22cm(封面）但是由于檔案盒的脊背不同，一般檔案盒的脊背從2cm到6cm不等，（特殊規(guī)格的也可訂做）單位名稱以及LOGO都需要特殊設(shè)計(jì)和制作。

檔案盒材質(zhì)分類

對(duì)科技檔案進(jìn)行分類可按照以下幾種方法分類：

1、按工程項(xiàng)目分類，這種方法適合基建檔案、工程設(shè)計(jì)檔案和建筑施工檔案。它的特點(diǎn)是同一工程項(xiàng)目的全部檔案資料放在一起，可以反映一個(gè)工程項(xiàng)目的情況，便于查找和使用檔案。

2、按型號(hào)進(jìn)行分類，這種方法適合對(duì)產(chǎn)品檔案進(jìn)行分類。以產(chǎn)品或型號(hào)設(shè)備為分類單元，同一個(gè)型號(hào)的產(chǎn)品或設(shè)備檔案集中在一起，保持其完整成套，可以反映某個(gè)產(chǎn)品的全貌，方便利用。

3、按專業(yè)性質(zhì)進(jìn)行分類，適合用于對(duì)象和內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化、通用化或互換性較強(qiáng)的檔案，相關(guān)的科技檔案材料按專業(yè)性質(zhì)集中，便于從專業(yè)角度查找、利用科技檔案，方便同類型生產(chǎn)和促進(jìn)、發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)化工作。

4、按地區(qū)進(jìn)行分類，可以根據(jù)檔案內(nèi)容反映的地域特征進(jìn)行分類，在內(nèi)容和形成方面具有鮮明的地域特征。

5、按檔案形成的時(shí)間或檔案內(nèi)容所反映的時(shí)間進(jìn)行分類。此方法方便從以往聯(lián)系的角度分析相關(guān)時(shí)間內(nèi)的事件。

紙質(zhì)檔案文文件在進(jìn)行整理時(shí)要明確幾種情況，下列文件或文本在實(shí)體裝訂時(shí),可作為一件:

正本與定稿作為一件;法律法規(guī)等重要文件的歷次修改稿可合為一件;正文與補(bǔ)充說(shuō)明正文的文字,圖表,數(shù)據(jù)等附件,原則上為一件(附件頁(yè)數(shù)多,也可各為一件);具有保存價(jià)值的檔案盒文件處理單應(yīng)與正文作為一件;原件與復(fù)印件或手抄件,應(yīng)作為一件;轉(zhuǎn)發(fā)文件與被轉(zhuǎn)發(fā)文件,應(yīng)作為一件;報(bào)表,名冊(cè),圖表類文字材料按其原裝訂方式,一冊(cè)(本)作為一件;請(qǐng)示與批復(fù),報(bào)告與批示,問(wèn)函與復(fù)函等來(lái)往文書,原則上作為一件.如果報(bào)請(qǐng)性文件歸檔整理后才收到回復(fù)性文件,也可各為一件,并在"歸檔文件目錄"的備注欄中加以說(shuō)明.

以"件"為保管單位的各文種和稿本的排列順序?yàn)?

正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前,被轉(zhuǎn)發(fā)文在后;回復(fù)性文件在前,報(bào)請(qǐng)性文件在后;結(jié)論性材料在前,依據(jù)性材料在后;漢文本在前,少數(shù)民族文本在后;不同文字的文本,無(wú)特殊規(guī)定的,中文本在前,外文本在后;文件處理單放在文件前面.

文件有多個(gè)時(shí)間特征

一份文件往往有多個(gè)時(shí)間特征,包括成文日期,簽發(fā)日期,批準(zhǔn)日期,會(huì)議通過(guò)日期,公布日期,發(fā)文和收文日期等等.分年度時(shí),一般來(lái)說(shuō)就以文件簽發(fā)日期(或落款日期)為準(zhǔn),據(jù)以判定文件所屬年度.取消原有的按針對(duì)年度歸類的做法,對(duì)于計(jì)劃,規(guī)劃,總結(jié),預(yù)決算,統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件,統(tǒng)一規(guī)定按文件簽發(fā)日期(或落款日期)判定文件所屬年度.

跨年度形成的文件

機(jī)關(guān)單位的某些具體職能活動(dòng),如召開會(huì)議,處理案件等,跨年度形成的文件,統(tǒng)一在辦結(jié)年度歸檔,分類時(shí)也都?xì)w入辦結(jié)年度.如:跨年度的會(huì)議文件材料,統(tǒng)一歸在閉幕年;跨年度的案件形成的文件材料,統(tǒng)一歸在結(jié)案年;跨年度的請(qǐng)示與批復(fù),統(tǒng)一歸在批復(fù)年,原已分開歸檔的,應(yīng)在各自歸檔文件目錄備注欄內(nèi)加以說(shuō)明;回顧紀(jì)念性文件,歸入定稿或發(fā)表年;法規(guī)性文件,歸入公布的年度;跨年度的計(jì)劃歸開始年;跨年度的總結(jié)歸后一年,等等.

幾份文件作為一件時(shí),"件"的日期

按照規(guī)定,正本與定稿,原件與復(fù)制件,來(lái)文與復(fù)文等也可作為一件,這時(shí)判定"件"的日期,應(yīng)以裝訂時(shí)排在前面的文件的日期為準(zhǔn).具體地說(shuō),正本與定稿為一件,以正本為準(zhǔn);正文與附件為一件,以正文為準(zhǔn);轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件,以轉(zhuǎn)發(fā)文為準(zhǔn);來(lái)文與復(fù)文為一件,以復(fù)文為準(zhǔn);多份文件(如組織關(guān)系,工資關(guān)系,行政介紹信,學(xué)籍材料等)作為一件的,可標(biāo)起止時(shí)間.

無(wú)落日期的文件要標(biāo)注日期

此類情況見于內(nèi)部文件,需要分析文件內(nèi)容,制成材料,格式,字體以及各種標(biāo)識(shí),通過(guò)對(duì)照等手段來(lái)考證和推斷文件的準(zhǔn)確日期或近似日期,并據(jù)此按年度合理歸類.

以下分為六大類

一、分類

? 按 內(nèi)容（名稱） 分類：即上述“家庭檔案的內(nèi)容”所列 11 個(gè)大類分類。也可按著 11 個(gè)大類當(dāng)中的某些小類設(shè)置類別，如信件類、照片類、榮譽(yù)證書類、購(gòu)物發(fā)票類、攝影作品類、稿件類、書法類、繪畫類、剪紙類、剪報(bào)類等等，這些類按家庭檔案材料的具體內(nèi)容、形式、載體等靈活設(shè)置。

? 按 家庭成員 分類：即按家庭檔案內(nèi)容所涉及 （ 針對(duì)）的成 員或形成家庭檔案材料的成員設(shè)置類別。如父親檔案、母親檔案、子女檔案等。此方法適用于個(gè)人特征或隸屬關(guān)系比較明顯的家庭檔案，如日記、證書、畢業(yè)證、工資條、照片、文章、病歷、信件等。

溫馨提示 ：上述兩種方法一般情況下不單獨(dú)使用，而是結(jié)合起來(lái)使用，即：

①先按內(nèi)容（名稱）分類，后按家庭成員分類。例如榮譽(yù)證書、信件、照片等家庭檔案，可首先按榮譽(yù)證書設(shè)置一級(jí)類別，然后按家庭成員設(shè)置二級(jí)類別，即把各個(gè)家庭成員的榮譽(yù)證書分開，每個(gè)成員的集中在一起。

②先按家庭成員分類，后按內(nèi)容（名稱）分類。如子女檔案的分類，“某子女檔案”為一級(jí)類別，然后可按成長(zhǎng)記錄，體檢表，照片，榮譽(yù)證書，作業(yè)，成績(jī)單，畢業(yè)證等具體內(nèi)容設(shè)置二級(jí)類別或按履歷類、榮譽(yù)類、證書類、聲像類、學(xué)習(xí)類、健康類等設(shè)置二級(jí)類別。

二、排序

按形成 時(shí)間先后 順序或按 重要程序 排列。

三、材料整理

1 、對(duì)于規(guī)格較小或破損的紙質(zhì)材料，為便于保管，避免零亂，需要 粘貼或托裱 。例如購(gòu)物發(fā)票、工資條、旅游門票等等。

2 、粘貼時(shí)不要使用漿糊，可用 膠水或雙面膠 ，以免生蟲、發(fā)霉。

四、編制序號(hào)

1 、家庭檔案以每 1 份（件、冊(cè)、張、本、套）為單位編順序號(hào)（阿拉伯?dāng)?shù)字）；

2 、屬于同一類別的檔案連續(xù)編號(hào)；

3 、編號(hào)的位置在每份（件、冊(cè)、張、本、套）檔案材料的 首頁(yè) ，可 直接用筆 書寫，不便直接書寫的，可以書寫在 口取紙 上，然后粘貼牢固即可。

五、裝盒（袋）

1 、盒子（袋）的外觀、規(guī)格可視檔案材料的形式、材料、大小來(lái)選擇。如紙質(zhì)檔案盒、塑料文件盒、家庭購(gòu)買物品的包裝盒或自己定制的盒子等。盒子不拘形式，只要整齊美觀，利于保管，便于使用即可。

2 、對(duì)于圖書，集郵冊(cè)等便于存放的家庭檔案，可不裝盒。

3 、盒脊背要注明 類別名 、 年度（年代） 、 姓名 等項(xiàng)目，以便查找。

六、編制目錄

1 、 一盒（袋） 內(nèi)存放 多份 （件、冊(cè)）檔案材料的，以 盒 為單位登記、放置目錄，即一盒（袋）一份目錄； 一盒（袋） 內(nèi)只存放 一份 （件、冊(cè)）檔案材料的，以 一個(gè)類別 為單位登記、放置目錄，即一類一份目錄。

2 、目錄所列項(xiàng)目視檔案材料的具體特征來(lái)設(shè)定， 順序號(hào)、題名、日期 是 必備 項(xiàng)目。其中“順序號(hào)”與上述“編制序號(hào)”中的順序號(hào)一致。

３、目錄一式 兩份 ，一份入盒（袋），另一份 集中存放 ，作為檢索目錄，以便于查找。