代理記賬機構必須使用專業(yè)的財務軟件處理記賬事宜， 財務軟件需要到財政局備案方可使用，有的代理記賬單位沒有采用財政部批準的財務軟件來替代手工記賬。

代理記賬機構應當與委托單位簽訂正式的委托代理合同

代理記賬機構應當有一定數(shù)量的專業(yè)從業(yè)人員

代理記賬機構應當有完整的工作流程以及有對流程非常熟悉的專業(yè)會計人員。

代理記賬機構收費要合理且明確。

代理記賬機構要有明確的服務項目及服務方式。

完善的財務交接

各種原始票據(jù)及涉稅資料，包括：

1、現(xiàn)金單據(jù)(差旅費、業(yè)務招待費、員工工資、社保費、通訊費、運輸費、郵遞費等);

2、銀行單據(jù)(提現(xiàn)、轉(zhuǎn)帳、電匯、進帳單、借款單等);

3、發(fā)票(本月1日—31日開具的所有發(fā)票);

4、一般納稅人需提供金稅卡中打出的清單(發(fā)票使用清單，當月銷售月統(tǒng)計)。

什么企業(yè)需要代理記賬?

企業(yè)財務是否選擇代理記賬，取決于該企業(yè)是否具備配備專職會計人員的條件，這應該由各企業(yè)根據(jù)自身會計業(yè)務的需要自主決定。

一般來說，企業(yè)規(guī)模的大小、經(jīng)濟業(yè)務和財務收支的繁簡程度、經(jīng)營管理的財務要求等，是決定企業(yè)是否配備專職會計人員的主要因素。企業(yè)規(guī)模大、經(jīng)濟業(yè)務多、財務收支量大、隨時需要經(jīng)營數(shù)據(jù)的企業(yè)，一般應該單獨設置財務會計機構，并配備專職財務會計人員。

適合代理記賬的企業(yè)，應該是小型經(jīng)濟組織，以及應當建賬的個體工商戶。一般以注冊資本、銷售額、從業(yè)人員、資產(chǎn)總額等情況進行綜合判斷。從實際情況看，委托代理記賬的經(jīng)濟組織，基本上是中小企業(yè)。而應當建賬的個體工商戶，則是指從事生產(chǎn)經(jīng)營并有固定生產(chǎn)經(jīng)營場所，且沒有免除建賬義務的個體工商戶。