保管期限：保管期限欄填寫盒內文件所屬保管期限，一般以漢字全稱表示，如“”“30年”“10年”。

機構（問題）：機構（問題）欄填寫分類方案中相應機構（問題）的類目名，機構（問題）欄也可以填寫機構（問題）代碼。不按機構（問題）分類的單位，盒脊上可以不印制機構（問題）項。（詳見解讀歸檔文件整理規(guī)則“編號”）

盒號：盒號是指檔案盒的排列順序號，按進館要求在檔案盒盒脊或底邊編制。盒號一般按照檔案盒上架排列后的順序流水編制，可以每年一斷號，也可以4位數(shù)為限幾年一段號。為方便平時管理，在移交進館前，可以先用黑色鉛筆編寫盒號，在進館時再按進館要求進行修改。

需要說明的是，《規(guī)則》中的檔案盒作為檔案裝具，編制盒號是為了排架需要和管理方便，與盒內歸檔文件沒有邏輯關系。

檔案盒無酸和普通的區(qū)別

1、材料：無酸檔案盒是采用國際上先進的ADC無酸紙制作，普通檔案盒采用紙板或牛皮紙制作。

2、性能：無酸檔案盒具有不含酸性、防霉、防蛀、防潮等特點，使用壽命長，對檔案有好的保護作用。普通檔案盒不具備無酸紙的特性，對檔案的保護作用差。