前期準(zhǔn)備
確定整理范圍:明確需要整理的檔案類型、時(shí)間跨度和來源等,例如是文書檔案、科技檔案還是人事檔案等。
準(zhǔn)備工具和材料:如檔案盒、文件夾、裝訂機(jī)、裝訂線、標(biāo)簽、鉛筆、橡皮、掃描儀等。
制定整理方案:根據(jù)檔案的特點(diǎn)和管理要求,制定詳細(xì)的整理方案,包括分類方法、編號(hào)規(guī)則、目錄格式等。
來源原則:強(qiáng)調(diào)檔案應(yīng)按照其形成來源進(jìn)行整理和分類。同一形成者或同一組織機(jī)構(gòu)形成的檔案應(yīng)集中在一起,不同來源的檔案應(yīng)分開整理。這樣可以保持檔案在來源方面的獨(dú)立性和完整性,便于從檔案的形成背景和歷史沿革角度進(jìn)行管理和利用。例如,一個(gè)機(jī)關(guān)單位的檔案要與其他機(jī)關(guān)單位的檔案區(qū)分開來,單獨(dú)進(jìn)行整理和分類。
全宗原則:全宗是一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的全部檔案的有機(jī)整體。檔案整理要維護(hù)全宗的完整性,即同一全宗的檔案不可分散,不同全宗的檔案不得混淆。這有助于保持檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系,反映一個(gè)特定主體的活動(dòng)全貌。比如,某企業(yè)的檔案構(gòu)成一個(gè)全宗,其各個(gè)部門、各個(gè)時(shí)期形成的檔案都應(yīng)歸屬于這個(gè)全宗,不能將該企業(yè)的檔案與其他企業(yè)的檔案混在一起整理。
保持一致性和靈活性
一致性:在整個(gè)檔案整理過程中,要保持主題和分類標(biāo)準(zhǔn)的一致性,避免出現(xiàn)同一類檔案在不同部分采用不同分類標(biāo)準(zhǔn)的情況。這有助于建立統(tǒng)一的檔案管理體系,方便檔案的管理和利用。
靈活性:雖然要保持一致性,但也不能過于僵化,要根據(jù)檔案的實(shí)際情況和特殊需求,適當(dāng)調(diào)整和靈活運(yùn)用分類標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于一些難以準(zhǔn)確歸類的檔案,可以設(shè)置 “其他” 類別作為兜底,但要盡量減少此類情況的出現(xiàn),確保分類體系的科學(xué)性和合理性。