在整理文書檔案時,分類和歸類是不可或缺的環(huán)節(jié)。分類主要依據(jù)年度、機構(gòu)或問題、保管期限三個因素,形成不同的分類方案。而歸類則是在確定文件材料屬于歸檔范圍并判定保管期限后,將其放置到相應(yīng)位置的過程。
檔案數(shù)字化加工整理的定義:
檔案數(shù)字化加工整理是指將紙質(zhì)或非數(shù)字形式的歷史文獻、文物等資料,通過計算機技術(shù)將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式的過程。這一過程主要利用掃描、錄入、圖像處理等技術(shù),將傳統(tǒng)載體的檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息檔案,并存儲在計算機信息庫中,以便于檔案的保存、查詢和利用。
檔案數(shù)字化加工流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)以及需要我們特別關(guān)注的事項。
1)在開展檔案數(shù)字化加工之前,首要任務(wù)是對檔案進行分類與整理以確保后續(xù)流程的順利進行,這如同構(gòu)建房屋的地基,為整個流程奠定堅實基礎(chǔ)。
2)在檔案數(shù)字化加工過程中,必須依據(jù)檔案紙質(zhì)的實際情況,謹慎選擇適當?shù)膾呙柙O(shè)備不恰當?shù)倪x擇不僅可能損害檔案紙質(zhì)原件,還會影響掃描質(zhì)量。
3)建議選用正規(guī)的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)來進行數(shù)字化加工。這樣不僅保障了檔案掃描后圖像的加工質(zhì)量,還能顯著提升后續(xù)檔案查詢與借閱的效率。
4)盡管在檔案數(shù)字化加工流程中已經(jīng)獲取了電子版檔案,但同樣需要高度重視紙質(zhì)原件的保護,以防范非法人員的侵入與不當行為。
檔案數(shù)字化加工流程中,掃描設(shè)備是不可或缺的。為了幫助檔案工作者更便捷地選擇適合自己的掃描設(shè)備,本文將介紹幾類常用的掃描儀器,包括高速掃描儀和平板掃描儀。
高速掃描儀適用于紙張狀況良好、無損壞的檔案,其體積小巧、攜帶方便,且掃描速度和質(zhì)量均較高。但需注意,每次掃描時不能放置過多檔案,同時使用成本也相對較高。在追求“圖像質(zhì)量”和“穩(wěn)定性”的同時,“高掃”設(shè)備的高速性能尤為關(guān)鍵。例如,在精益掃描儀的產(chǎn)品分類中,工作組級產(chǎn)品的處理速度可達每分鐘15-30頁,部門級產(chǎn)品在40-60頁,而生產(chǎn)型產(chǎn)品則至少能達到100頁。